Stories about Automating: Self-billing

In deze blog vertellen we over een specifieke automatiseringscasus in de bemiddelingsbranche: het automatiseren van een self-billing proces. Het doel van deze blog is om uit te leggen hoe de automatisering tot stand is gekomen, maar ook om inzicht te geven waarom juist dit proces zich leent voor automatisering.

Introductie Data Bemiddelaar B.V.

De bemiddelaar Data Bemiddelaar B.V. verzamelt opdrachten en Zzp’ers en heeft als doel om deze met elkaar te koppelen. Wanneer deze aan elkaar gekoppeld zijn vormt er een plaatsing, waar de tariefafspraken en het aantal uren per week op zijn vastgelegd. Alle uren en tariefafspraken worden geregistreerd en geaccordeerd in softwarepakket Easyflex.

Data Bemiddelaar vraagt aan de Zzp’ers en aan de opdrachtgevers een vaste vergoeding van respectievelijk 1 en 2 euro per uur. Data Bemiddelaar verdient niets op de inzet van de Zzp’er, de uren worden 1 op 1 doorbelast. Alle uren van de Zzp’ers worden per klant gebundeld in 1 verzamelnota. De backoffice is ook verantwoordelijk voor het inboeken en controleren van de facturen van de Zzp’ers.

Probleem

Door het succes van Data Bemiddelaar groeit het aantal plaatsingen snel en daarmee ook het aantal inkoopfacturen. Het backoffice team krijgt iedere week meer inkoopfacturen te verwerken en voor iedere inkoopfactuur zijn er een aantal handmatige handelingen. Deze handelingen bestaan uit:

1. Het inboeken van de factuur
2. Het controleren van de uren en factuurvereisten
3. Het doorboeken van de factuur op de verzamelnota van de klant
4. Het komt geregeld voor dat een Zzp’er meer uren op de factuur heeft staan dan waar de inlener akkoord voor heeft gegeven. Data Bemiddelaar heeft daardoor als standaard taak ook het verzorgen van correcties op oorspronkelijke nota’s.

Deze handmatige processen zorgen ervoor dat het backoffice team evenredig mee dient te groeien met de groei in het aantal plaatsingen.

Oplossing

De groei van Data Bemiddelaar wordt geremd door de toename in handmatige werkzaamheden. Om de marginale kosten van een plaatsing te verlagen moet het bemiddelingsproces gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden.

De klant heeft besloten om volgens de principes van self-billing te werken.

Met self-billing worden facturen automatisch opgesteld voor zowel de Zzp’er als de Bemiddelaar. Dit vermindert correcties en elimineert handmatige factuurcontroles. De overige administratieve handelingen zoals factuurcreatie en verzending zijn geautomatiseerd via Python.

Benieuwd naar een voorbeeld? Bekijk hier een anonieme voorbeeldfactuur

Het nieuwe bemiddelingsproces

1. De uren en tarieven worden uit Easyflex ontsloten met behulp van de Easyflex Python package van Zypp.
2. De PDF-facturen worden gegenereerd met de Python package Reportlab. Lees hier hoe je dit zelf kunt doen!
3. De facturen worden opgeslagen in Azure Storage.
4. De facturen worden verstuurd via Sendgrid.
5. De facturen worden geboekt in Twinfield via de Twinfield-connector van Zypp.

Conclusie

Handmatige processen zorgen voor lineaire groei in werkdruk. Door self-billing te implementeren kan exponentiële groei worden ondersteund.

Met deze automatisering kan een self-billing factuur binnen minuten worden gegenereerd, geboekt en verstuurd. Dit verlaagt correcties en ontlast de backoffice, waardoor Data Bemiddelaar zich kan focussen op verdere groei.

Benieuwd wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op!

---